El teletrabajo, trabajo remoto, trabajo desde casa, trabajo a distancia o home office, como coloquialmente se le llama en México, cobró un gran protagonismo en el marco de la pandemia por COVID–19 y todo parece indicar que llegó para quedarse.
Sin embargo, estudios recientes señalan que sólo 2 de cada 10 empresas cuentan con la cultura laboral y digital necesaria para implementarlo de una forma eficiente, aunque la pandemia nos haya demostrado que hasta 70% de los trabajos pueden realizarse de forma remota.
Los estudios, también señalan que las personas con cargos directivos carecen de estrategias para el trabajo remoto. Esos líderes de los equipos, señalan que sus empleados suelen estar dispersos tanto en el espacio como en el tiempo, y que la ‘ausencia de presencialidad’ afecta a la cohesión y al compromiso de los empleados.
Eva Rimbau, profesora de los Estudios de Economía y Empresa de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC), afirma que las personas que lideran equipos ausentes tienen y deben desarrollar e implementar nuevas competencias.
“La buena gestión de equipos dispersos puede ser una gran oportunidad para obtener y gestionar talento, aumentar la eficacia, avanzar hacia la transformación digital y disminuir costos operativos y medioambientales”, afirmó la experta en recursos humanos
Eva Rimbau propone un decálogo de las cuestiones que deben tener en cuenta las personas que están al frente a equipos que teletrabajan:
1. Conocer al equipo. Los líderes deben conocer “las actividades y circunstancias” de cada persona del equipo y marcar una “misión clara” para todos, específica la especialista en recursos humanos. Cada uno, eso sí, debe tener unas funciones asignadas y cabría la organización de “sesiones de coordinación” con la participación de todos.
2. Fijar tareas. “Cada miembro del equipo debe saber qué hace, qué hacen los demás y qué se espera de cada uno”, recomienda Rimbau, que apuesta por marcar resultados y objetivos para conseguir entre todos. También debe saber cómo proporcionar herramientas para estar al tanto de los documentos o archivos que crean los demás.
3. Elegir las herramientas. Las videoconferencias pueden ser, según la profesora de la UOC, una buena herramienta para “minimizar malentendidos y distorsiones” frente a los correos electrónicos o mensajes, pero advierte que no se debe “abusar de ellas”. Hay que elegir qué tecnología es la más adecuada, puntualiza, para cada equipo y trabajo.
4. Formación para todos. La formación es necesaria para todos los miembros del equipo, tanto para la persona que lo lidera como para el resto de empleados. Y es vital que se adquieran conocimientos de las herramientas, pero también de otras cuestiones básicas para trabajar sin verse las caras, como “competencias comunicativas, gestión del tiempo o desconexión digital”. Una vez formados, recuerda, también se debe hacer un “seguimiento” de su aplicación.
5. Más confianza. “La confianza aumenta la eficacia, la productividad, el optimismo, el compartir información y la facilidad de pedir ayuda”, resume la docente de la UOC, que alerta de que, en el entorno virtual, esta se desarrolla “más lentamente”. Por eso, pide a los líderes que se priorice el conocimiento mutuo en encuentros presenciales, pero también que se muestre confianza mediante el refuerzo positivo y que se eviten conflictos con un reparto “claro” de tareas.
6. Potenciar la autonomía. La experta propone más autonomía para los miembros del equipo y más adaptada a cada uno, a lo que quiere o puede. “Cierto grado de autonomía es esencial para que el teletrabajo tenga éxito”, defiende, además de que, señala, “reduce conflictos”. Para esta competencia es necesario, añade, “evitar supervisar muy de cerca” a cada trabajador y permitir que se puedan resolver los problemas que surjan en el desempeño de las tareas.
7. Apoyo socioemocional. El líder en el nuevo entorno de teletrabajo tiene que apoyar al equipo, pero también debe tratar a sus integrantes como personas independientes y realizar un seguimiento estrecho de cada uno de ellos. “Hay que tratar individualmente los problemas individuales practicando la escucha activa”, sugiere la profesora, que apunta al miedo o al estrés como cuestiones vitales que deben tenerse en cuenta.
8. Comunicar bien. Aunque a distancia, el equipo de trabajo debe contar con un espacio virtual para expresarse de manera bidireccional con “aportaciones y valoraciones”. La comunicación es clave para trabajar bien en remoto, aunque debe establecerse, dice la experta, “con calma y con el reconocimiento del esfuerzo de todos”.
9. Espacio para innovar. De las conversaciones no planificadas pueden surgir nuevas ideas, así que, pese a la ausencia de un espacio físico común, no deben descuidarse estos momentos de “intercambio informal de ideas” y deben potenciarse las herramientas de trabajo colaborativo que favorezcan la innovación, aconseja Rimbau.
10. Mejorar el sistema. “Teletrabajar no es lo mismo que trabajar en línea”, recuerda la docente de los Estudios de Economía y Empresa, por lo que, una vez instalado el trabajo en remoto, el sistema tiene que ir avanzando. “Es un proceso, no un estado”, aclara la experta.